En cas de litige sur le contenu, le datage ou l’état de livraison d’un e-mail, l’archivage de cet e-mail (papier ou électronique) ne fournit qu’une protection très limitée. 2 clics suffisent pour altérer un e-mail reçu ou envoyé et le présenter comme s’il s’agissait de l’e-mail original : le destinataire de votre e-mail peut facilement en modifier la teneur et contester la validité de votre version archivée en attestant que sa version falsifiée est l’e-mail original.

A noter également que la présence d’un e-mail dans votre dossier « Envoyés » n’est pas une preuve que cet e-mail a été envoyé : il peut avoir été copié dans ce dossier sans avoir été envoyé.

La plupart des sociétés ne sont pas protégées contre des litiges liés à leurs e-mails, ou pensent pouvoir les résoudre grâce aux traces d’échanges présentes sur leurs serveurs (logs). Or le processus de collecte et d’inspection de ces traces est coûteux, long, et sans garantie d’être conclusif (il sera en particulier impossible de prouver le contenu de l’e-mail envoyé, sa date d’envoi, etc).