Quando falamos em e-mail padrão, o fato de o seu e-mail estar armazenado na pasta ‘Enviados’ não significa nada, pois qualquer palavra pode ser alterada, incluida ou mesmo excluida!

“Mais dinheiro é gasto em litígios questionando evidências eletrônicas do que em ações civeís. Os problemas com evidências eletrônicas e provas envolvendo e-mails estarão presentes na maioria dos casos no século 21.” -- Federal Judicial Center, centro de pesquisa do Departamento de Justiça dos Estados Unidos.

Em um e-mail padrão, com dois cliques do mouse qualquer pessoa pode modificar o conteúdo do e-mail recebido em seu próprio interesse e benefício, sem que estas alterações sejam visíveis a quem lê o e-mail modificado – ou pior ainda, PODEM ALEGAR QUE QUEM ALTEROU O CONTEÚDO DA SUA CÓPIA DO E-MAIL FOI VOCÊ!

Os tribunais norte americanos entendem que digitar o seu nome em um e-mail pode ter a mesma força que sua assinatura em um documento ou contrato.

Ainda com relação a e-mail padrão, você não tem como provar que o e-mail foi enviado. Qualquer mensagem de e-mail pode ser colocada na pasta ‘Enviados’ sem ter sido, de fato, enviado. Uma cópia arquivada nos backups do servidor não provam O QUÊ foi recebido pelo destinatário.

Por analogia, usar e-mail padrão para realizar negociações é o mesmo que assinar um cheque em branco, ou um contrato escrito à lapis, e depois enviá-los sem nenhuma prova de confirmação.

Há uma diferença fundamental entre o envio de uma correspondência pelos Correios e por e-mail. Legalmente, presume-se que a correspondência enviada pelos Correios foi entregue. Isto não se aplica no caso de e-mails. Os recibos gerados pelos programas de e-mail padrão não possuem efeito legal.

Um outro ponto relevante diz respeito à possibilidade de qualquer pessoa poder se fazer passar por outra quando as ferramentas de e-mail padrão são utilizadas. Desta forma, qualquer um pode enviar e-mails falsos, se fazendo passar por você ou ainda por um cliente, seu chefe ou mesmo colega de trabalho, bastando para isto modificar a parte de nome e endereço de e-mail no programa de envio de e-mails.

Muitas empresas tem como padrão a destruição de todos os registros de e-mails recebidos após  algumas semanas, de forma a tornar impossível que seja provado o que foi enviado a eles, mesmo que haja uma ordem judicial para a exibição de tais registros ou documentos

Se você utilizar apenas e-mail padrão, você não tem como provar quando seu e-mail foi enviado. O horário que aparece na mensagem que você salvou ou imprimiu não possui valor legal, já que o seu conteúdo pode ser facilmente alterado.

Com e-mail padrão você não tem como provar que seu e-mail foi efetivamente entregue. Qualquer pessoa pode dizer: ‘Eu não recebí este e-mail.’ Os recibos enviados a você pelo programa de e-mail não tem valor legal e não tem valor como evidência, uma vez que pode ser facilmente alterado e NÃO provam o conteúdo enviado e recebido.

Finalmente, com o uso de e-mail padrão, o destinatário de sua mensagem de e-mail pode alterar facilmente o texto na mensagem recebida, modificar a informação do remetente, o conteúdo do arquivo anexado, mover o e-mail para qualquer pasta ou ainda alterar a data e o horário em que o e-mail foi recebido.